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Microsoft Power BI im Überblick

Power BI: Business Intelligence leicht gemacht

Mit Power BI stellt Microsoft für Unternehmen ein mächtiges und vor allem einfach zu bedienendes Business-Intelligence-Tool bereit. Die wichtigsten Grundlagen im Überblick.

01.10.2021Text: tnt-graphics0 Kommentare
Ausschnitt eines Riesenrads vor bewölktem Himmel
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Im Zuge der Digitalisierung wird für Unternehmen der erfolgreiche Umgang mit Daten zunehmend zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Entsprechend kommt Business Intelligence (BI) eine immer zentralere Rolle zu. Dank Business Intelligence erstellen Unternehmen aus ihren angesammelten Daten aussagekräftige Auswertungen und Visualisierungen, die ihnen als wichtige Grundlage für Geschäftsentscheide dienen. Fundiertes Urteil statt Bauchentscheid, lautet die Devise. Doch während Business Intelligence gerade in Grossunternehmen schon etabliert ist, tun sich KMU oftmals schwer damit, BI-Lösungen in die eigenen Geschäftsabläufe zu integrieren. Denn oftmals bieten die komplexen BI-Tools viele Anwendungsmöglichkeiten und erfordern vertiefte Kenntnisse in der Konfiguration und Bedienung.

Hier kommt Microsoft Power BI ins Spiel. Das Tool für Self-Service Business Intelligence ermöglicht es auch nicht technisch versierten Benutzern, Daten aus dem Unternehmen zu aggregieren, analysieren, visualisieren und mit anderen zu teilen: «Als Teil der Power Platform von Microsoft wird auch bei Power BI sehr viel Wert auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit gelegt», erklärt Roland Krummenacher, Solution Architect Cloud & IoT bei bbv. «Man muss kein Entwickler sein, um mit Power BI Daten anzubinden, zu transformieren und daraus Berichte und Visualisierungen zu erstellen. Das sehe ich in meinem beruflichen Umfeld sehr oft. Immer mehr Unternehmen nutzen heute Power BI.»

Zudem bietet Power BI gegenüber anderen BI-Tools wie Tableau oder Qlik einen entscheidenden Vorteil: Die Lösung ist sehr gut in die Microsoft-Welt integriert. Egal, ob Microsoft 365, Dynamics ERP, Dynamics CRM, Microsoft Azure oder Sharepoint – Power BI lässt sich nahtlos an diese, aber auch an viele weitere Datenquellen innerhalb und ausserhalb des Microsoft-Ökosystems anbinden und für entsprechende Auswertungen einsetzen.

Microsoft Power BI: Die einzelnen Tools

Unter dem Sammelbegriff «Power BI» fasst Microsoft mehrere Anwendungen zusammen:

  • Power BI Desktop: Power BI Desktop ist das eigentliche Reporting-Tool und somit der Einstiegspunkt für Power-BI-User. Hier können sie auf lokale oder cloudbasierte Datenquellen zugreifen, Daten transformieren, Datenmodelle erstellen und Reports oder Visualisierungen anfertigen. Microsoft stellt Power BI Desktop gratis zur Verfügung, die Applikation wird lokal auf dem Rechner des Nutzers installiert.
  • Power BI Service: Zwar können mit Power BI Desktop Reports erstellt werden – diese sind aber nur für den jeweiligen Nutzer ersichtlich. Um die angefertigten Berichte für andere Mitarbeitende freigeben zu können, wird Power BI Service benötigt – die SaaS-Lösung von Power BI: Sie bietet einen zentralen, webbasierten Workspace für alle Power-BI-Endanwender im Unternehmen. Um Reports mittels Power BI Service im Unternehmen zu veröffentlichen, benötigen User mindestens eine Power-BI-Pro-Lizenz, welche rund 10 Franken pro Monat und Nutzer kostet. Die Lizensierung erfolgt über das Microsoft-365-Lizenzportal.
  • Power BI App: Mit der Mobile-App von Power BI können User freigegebene Dashboards und Berichte auch auf mobilen Endgeräten betrachten. Die App kann im Apple App Store und im Google Play Store kostenlos heruntergeladen werden.

Für die Auswertung importiert Power BI üblicherweise Daten aus der Datenquelle und aktualisiert diese in regelmässigen Abständen, aber nicht häufiger als acht Mal am Tag (bzw. maximal 48 Mal am Tag bei Premium-Capacity-Lizensierung). Gewisse Datenquellen unterstützen aber auch Direct-Query oder Live Connection: Statt Daten in Power BI zu importieren, greift das Tool direkt auf die zugrunde liegende Datenquelle und nutzt Power BI lediglich zur Visualisierung. So lassen sich auch Reports und Dashboards mit Echtzeitdaten erstellen und teilen. Unbefugten bleibt der Einblick verwehrt: «Wenn DirectQuery verwendet wird, können Zugriffsrechte direkt auf den Datenquellen definiert werden, sofern diese eine Azure Active Directory Anbindung unterstützt», erklärt Krummenacher. «So kann eine unbefugte Person einen erstellten Report nicht einsehen, sollte er versehentlich mit ihr geteilt werden.». Falls die Daten in den Report importiert werden, bietet PowerBI selbst die Möglichkeit, Zugriffsrichtlinen zu definieren und die Daten-Governance zu gewährleisten.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Grundsätzlich ist Power BI für verschiedenste Unternehmen und Anwendungsfälle geeignet: Von Produktionsmengen, Ausschüssen oder Durchlaufzeiten im Maschinenbau bis zu Budget-Reports in laufenden Projekten oder zur Spesenübersicht. Auch Auswertungen von kleineren Datensets, wie etwa von verrechenbaren Stunden oder von Mitarbeiterumfragen im HR, sind gut möglich. Für Big-Data-Auswertungen sind dagegen weitere Schritte notwendig: Ohne einen entsprechenden Analyse-Service, der die Daten zuerst aggregiert, stosst Power BI schnell an seine Grenzen, zumal die Grösse von Datensets in PowerBI standardmässig auf 1GB beschränkt ist. Zudem liegt der Fokus der Lösung klar auf Enterprise BI. Sobald Reports auch ausserhalb des Unternehmens bereitgestellt werden sollen – zum Beispiel für mandantenfähige Systeme, Webseiten oder Web-Applikationen –, ist Power BI nicht mehr geeignet. «Zwar stellt Microsoft für solche Zwecke die Lösung Power BI Embedded zur Verfügung. Diese ist aber sehr teuer. Da gibt es durchaus günstigere Alternativen», hält Roland Krummenacher fest.

bbv kann unterstützen

Wer von Power BI Gebrauch machen will, ist nicht auf sich alleine gestellt. bbv unterstützt Unternehmen im Umgang mit dem Tool – mit jahrelanger Expertise: «Wir haben fundierte Kenntnisse im Bereich Data Engineering und im Aufsetzen von Datenbanken. Auch arbeiten wir seit über zehn Jahren mit Microsoft Azure und den entsprechenden Datenquellen – weshalb wir auch Know-how in Sachen Power BI aufgebaut haben», sagt Krummenacher. «Gemeinsam mit dem Kunden entwickeln wir aus bestehenden Datenquellen Power-BI-basierte Auswertungen und Produkte – oder befähigen ihn, selbst mit dem Tool arbeiten zu können.»

Der Experte

Roland Krummenacher

Roland Krummenacher ist Cloud-Experte bei bbv. In den letzten 8 Jahren hat er über 40 Unternehmen zu Cloud-Themen beraten und in diversen Cloud-Projekten die technische Verantwortung getragen. Er ist Microsoft Most Valuable Professional (MVP) für Azure und leitet die Cloud-Community von bbv.

Der Experte

Markus Holzner

Markus Holzner ist Business Area Manager für ICT-Kunden der bbv. Sein Selbstverständnis ist, dass zu einem guten Projektabschluss nicht nur ein vorzeigbares Ergebnis gehören, sondern auch ein zufriedener Kunde und zufriedene Mitarbeitende.

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